Gerentes de Projeto frequentemente utilizam relatórios no estilo Dashboard para fornecer atualizações semanais do progresso do projeto. Na maioria das vezes estes relatórios mostram o problema, mas não identificam de forma prática e objetiva o responsável por atuar na solução.

Nestes relatórios tipicamente são listados os principais milestones do projeto, fases e pacotes de trabalho (WBS) juntamente com os respectivos status (Verde, Amarelo ou Vermelho), por exemplo, se uma atividade esta com alguma característica fora do planejado e esta afetando diretamente os objetivos do projeto, esta e apresentada como Vermelho. Se a tarefa esta com problemas, porem ainda não esta afetando os resultados é apresentada como Amarelo. Para o próximo relatório se as questões não foram devidamente corrigidas o status pode passar para Vermelho. Pacotes dentro dos planos são apresentados como Verde.

Infelizmente, alguns sponsor do projeto “podem se sentirem confortáveis”, após entenderem as dependências entre os departamentos que contribuíram para que a tarefa tenha ficado em vermelho. Isso pode diminuir a importância da atividade em vermelho.

Para resolver essas questões, o Dr. John A. Estrella sugeriu acrescentar o seguinte item ao relatório de status do projeto. Liste cada líder de equipe ou departamento no relatório de Dashboard e dê a cada um o status através da cor. Ou seja, os líderes que possuem atividades que estão em vermelho devem ser colocados em vermelho no relatório e assim sucessivamente. Ao fazê-lo, a responsabilidade desloca-se para uma equipe, líder ou um departamento, em vez de ficar associado a um pacote de trabalho “sem pai”.
No mínio isso irá gerar uma boa discussão com o responsável pela atividade. É incrível como as coisas podem mudar quando o sponsor do projeto sabe quem está no vermelho e que está no verde.

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